Progettare un’Academy aziendale: sfide e best practice

Cos’è una Corporate Academy

Iniziamo dalla definizione:

Le Corporate Academy sono entità formative costruite per essere lo strumento strategico necessario per aiutare le organizzazioni nel raggiungimento dei loro obiettivi, attraverso attività che promuovono l’apprendimento e la conoscenza a livello individuale ed organizzativo[1].

In altre parole, le Corporate Academy sono delle scuole interne all’organizzazione che nascono su iniziativa dell’azienda stessa, la quale decide di creare spazi di apprendimento finalizzati a valorizzare strategicamente il capitale umano.

Queste scuole vengono chiamate con molti nomi: Academy aziendale, Business University, Centro di eccellenza, Education Hub o altro ancora. Capire che denominazione prenda quest’iniziativa permette di chiarire quale sia l’idea alla base un’Academy, il suo scopo ultimo e, in definitiva, anche cosa le Academy non sono.

Le Academy non sono:

• Formazione ad hoc creata su richiesta
• Banche dati di conoscenze self-service (es: singoli video tutorial)
• Blog dove trovare risorse aziendali trasformate in pillole di formazione

Le Academy aziendali si distinguono da questi strumenti formativi in quanto sono progettate in modo proattivo, intenzionale e adottano un approccio olistico alle esigenze formative, generando un impatto più significativo. Accade, tuttavia, che esse vengano confuse con tali strumenti, poiché essi possono essere utilizzati come soluzione pratica per l’erogazione della formazione all’interno del più ampio perimetro dell’Academy. La differenza sta quindi nel comprendere che le Accademie Aziendali considerano la formazione non più come un evento isolato, reattivo e unico, ma come un processo continuo di apprendimento integrato con la strategia aziendale.

Tipologie di Academy

Sotto il cappello delle Academy aziendale possiamo riconoscere strutture ed entità formative anche molto diverse tra loro. Le principali distinzioni riguardano i contenuti formativi[2], la dimensione[3] e i destinatari delle attività svolte dalla scuola.

Contenuti formativi

1. Accademia generalista: offre una vasta gamma di contenuti (legati, ad esempio, a finalità etiche o sociali in cui l’azienda si rispecchia) e coinvolge tutti i dipendenti dell’azienda;
2. Accademia manageriale: coinvolge solo una parte dei dipendenti e si concentra sullo sviluppo delle competenze relazionali e comportamentali necessarie per diventare manager e sviluppare competenze di leadership;
3. Accademia tecnica: focalizzata principalmente su figure quali operai e impiegati, per creare e diffondere competenze specifiche per l’esecuzione delle mansioni.

Dimensione

• Piccola – Academy riservata alla formazione tecnica per i dipendenti
• Media – Strumento formativo per manager e vertici aziendali attraverso cui favorire l’allineamento strategico dell’organizzazione e il raggiungimento degli obiettivi aziendali
• Grande – L’Academy si apre verso il mondo esterno, in particolare quello delle università tradizionali, e pianifica e implementa corsi convenzionati o riconosciuti dalle università affiliate all’accademia, utili al raggiungimento di un titolo di studio universitario classico
• Università – L’accademia è un’entità autonoma paragonabile a un’università. La formazione è assimilata a un percorso di studio organizzato e realizzato all’interno della struttura tramite un pacchetto di corsi

Destinatari

• Employee Academy – dedicata ai dipendenti dell’azienda. Questo tipo di accademie offrono spesso due tipi di formazione: Onboarding (pensata per integrare i nuovi assunti) e Formazione continua (per i dipendenti già in organico). Questa suddivisione ha il notevole vantaggio di rendere la formazione scalabile, progettando percorsi che abbracciano l’intero Employee Life Cycle e mantenendo la comunicazione coerente e unificata per tutte le fasce della popolazione aziendale. Inoltre, le Employee Corporate Academy si rivelano uno strumento incredibilmente efficace per l’allineamento di persone e team di lavoro nell’ambito di iniziative di Change Management e di progetti strategici interaziendali.
• Customer Academy – creata per educare i clienti all’utilizzo di un prodotto attraverso corsi, blog, tutorial, video, manuali e altre iniziative simili. Forrester, nel report del 2019, ha quantificato l’impatto su un’organizzazione di un programma formale di educazione del cliente, constatando un aumento del 6,2% del fatturato, del 7,4% della fidelizzazione dei clienti e del 11,6% della soddisfazione del cliente. Dati come questi permettono di comprendere quanto le Academy possano essere allo stesso tempo strumenti che volgono lo sguardo all’interno dell’organizzazione e anche al suo esterno, ossia al mercato. Se cerchi qualche esempio, consulta la pagina dedicata di Saas Academy Advisors[4].
• Partner Academy (o Academy esterne[5]) – pensata per fornitori e partner aziendali (es: rivenditori specializzati) che desiderano diventare più competenti o aggiornati su prodotti e processi dell’azienda. In questo modo, soprattutto nei settori B2B, viene potenziato il livello dei servizi offerti dall’azienda, che migliora le performance sul mercato già nel breve-medio termine[6].
• Industry Academy – dedicata all’intero settore industriale cui l’azienda appartiene, per educare e creare cultura rispetto a determinate tematiche che l’azienda ha a cuore. Per comprendere le dinamiche alla base di questa tipologia di Academy partiamo citando uno studio di Dell Technologies, secondo il quale l’85% dei lavori che svolgeremo nel 2030 oggi non esiste ancora[7]. Trasformazioni del mercato come quella di cui parla Dell Technologies creano grandi opportunità per le organizzazioni di diventare esse stesse il punto di riferimento nel proprio settore in termini di innovazione e cultura. Lo scopo di creare un’Industry Academy è proprio quello di costruire una narrazione che può portare a divenire leader di settore, aumentando la visibilità del proprio marchio e creando una base potenziale di nuovi utenti o clienti.

Perché creare un’Academy

Lo abbiamo già accennato nei precedenti paragrafi: i vantaggi che offre la creazione di un’Academy aziendale sono davvero molti.

Iniziamo dal vantaggio per eccellenza, ossia la valorizzazione del capitale intellettuale o intangibile dell’organizzazione, un tipo di capitale molto difficile da quantificare in termini economici, che tuttavia rappresenta spesso il nucleo del vantaggio competitivo delle aziende nell’era della Knowledge Economy. Un’Academy aziendale contribuisce al raggiungimento di questo risultato attraverso la costruzione di un luogo dove trasmettere in modo strutturato e formalizzato la conoscenza e il know how aziendale.

È qui, infatti, che l’Academy rivela il suo impatto più profondo: attraverso le attività svolte all’interno delle Università Aziendali, tutte le componenti del capitale intangibile dell’organizzazione vengono potenziate. Come? Ad esempio, rafforzando il capitale organizzativo attraverso la promozione della cultura e dei valori aziendali.

Un ulteriore merito riconosciuto alle Academy è quello di sviluppare le competenze di teamwork e lavoro di squadra all’interno dell’azienda. Sui “banchi” dell’Academy, spesso si lavora specificamente sulle dinamiche legate al lavoro di gruppo, al fine di promuovere la cooperazione, la fiducia e la coesione tra le persone. Il risultato è che l’efficacia e le modalità della comunicazione tra colleghi, reparti e divisioni aziendali migliorano in modo rilevante.

Infine, uno dei più importanti benefici portati dalle Academy consiste nella possibilità di attrarre nuovi giovani talenti grazie all’appeal fornito dalla Scuola su un target potenziale di dipendenti che desiderano apprendere un lavoro.

Il processo di progettazione di un’Academy

Il punto di partenza per la creazione di un’Academy[8] è definirne la mission e l’organigramma: questi saranno i pilastri su cui fondare processi e attività della Scuola, un fil rouge che accompagnerà l’Academy lungo tutto il suo percorso.

A questo punto, entrano in campo due fondamentali attori:

1. il Responsabile dell’Academy, incaricato dell’organizzazione e della gestione della Scuola;
2. il Responsabile Scientifico, che si occupa di garantire la qualità dei contenuti erogati.

Grazie al contributo di entrambi, vengono così stabiliti target, strategia e obiettivi delle attività di apprendimento, definiti in accordo con obiettivi e valori aziendali.

La fase successiva prevede la definizione dei corsi e dei programmi di apprendimento da realizzare. Per ottenere un risultato ottimale, il target dovrebbe essere suddiviso in gruppi di individui con esigenze formative simili tra loro. In questo momento, può essere utile utilizzare strumenti quali la matrice dei ruoli aziendali, così da correlare esigenze formative con le relative job description e responsabilità. Infatti, solo individuando quali competenze siano necessarie per ciascun ruolo è possibile creare programmi di apprendimento mirati e rispondenti ad esigenze reali e comprovate.

Una volta chiarite le esigenze formative, si può procedere alla progettazione dei contenuti dei corsi. Questa fase, di competenza del Responsabile Scientifico, delinea il Piano Formativo, contenente:

• Nome del corso: per comunicare in modo chiaro il contenuto del corso a chi lo frequenterà;
• Livello (base, intermedio, avanzato, ecc.): per indicare il livello di competenze pregresse richieste per prendere parte al corso;
• Durata: ore o giorni necessari al completamento;
• Formatore: trainer o docente che terrà il corso;
• Risultati attesi: obiettivi di apprendimento del percorso;
• Contenuti: argomenti da trattare durante il corso.

Nota a margine: la progettazione più efficace è sempre quella che coinvolge il maggior numero di stakeholder possibile, dal Responsabile Scientifico, ai manager delle aree di business coinvolte, così da rispondere in concreto alle esigenze manifestate dal business.

Una volta stilato il Piano Formativo, si passa allo sviluppo dei contenuti dei corsi. Questo step progettuale è solitamente svolto dal Responsabile dell’Academy, coadiuvato da eventuali enti formativi esterni e supervisionato dal Responsabile Scientifico. La decisione di affidarsi a soggetti esterni, più esperti nell’erogazione delle sessioni formative e nella gestione operativa della Scuola, è una scelta che spesso di rivela decisiva per il successo di un’Academy, poiché il focus di quest’ultima deve sempre rimanere quello di garantire una qualità educativa conforme a quanto è stato progettato.

Si passa così alla prima erogazione concreta dei corsi di formazione alla popolazione aziendale o al target pre-identificato.

La prima “release” è fondamentale: è in questo momento, infatti, che si raccoglieranno i feedback e i riscontri dei partecipanti, utili ad apportare eventuali aggiustamenti o miglioramenti all’esperienza formativa. Ciò che viene inizialmente immaginato e programmato non deve essere visto come immutabile. Le migliori Academy sono difatti organismi vitali e flessibili, soggette a cambiamenti e modifiche che seguono gli adattamenti del mercato e della società.

Con ciò, il laborioso processo di costruzione dell’Academy può considerarsi concluso.

Erogare la formazione e misurarne l’impatto

Una volta superato lo scoglio della progettazione, si entra all’interno del labirinto dell’erogazione della formazione, un intricato groviglio dove i Responsabili dell’Academy hanno il compito di scegliere tra le tante modalità formative a disposizione al fine di ottenere i risultati attesi.

Tra i diversi approcci, oggi sta rivelandosi sempre più efficace quello che pone il focus della formazione su capacità intellettuali e comportamenti interpersonali (soft skills), mettendo in secondo piano l’insegnamento di conoscenze teoriche e capacità operative (hard skills)[9].

Lo sviluppo delle soft skill raggiunge il proprio massimo quando viene adottata una strategia didattica di tipo esperienziale, che si fonda sulla centralità del ruolo dei partecipanti nell’acquisizione delle nuove competenze, mettendo al centro l’esperienza diretta vissuta in relazione allo specifico oggetto della sessione formativa.

I principali metodi didattici di tipo esperienziale vengono catalogati in due gruppi[10]:

• tradizionali: simulazioni, casi di studio, lavori di gruppo e coaching;
• emergenti: outdoor learning, learning community.

Un’ulteriore scelta va fatta relativamente ai luoghi e agli spazi nei quali effettuare le attività delle Academy.

Tradizionalmente, la formazione esperienziale viene erogata in aula dal vivo, ma negli ultimi anni si è ampiamente fatto ricorso alla formazione a distanza. L’efficacia della formazione a distanza dipende tuttavia dalla capacità di auto-apprendimento, auto-motivazione, gestione delle tecnologie e lavoro in autonomia da parte del discente. Questi aspetti rendono la persona il principale responsabile del processo di apprendimento, demandandone quasi totalmente l’efficacia della formazione. Nel momento in cui si progettano luoghi e spazi della formazione è quindi utile tenere in considerazione queste dinamiche. Se questo argomento ti incuriosisce, dai un’occhiata alla nostra Offerta Formativa in ambito di didattica esperienziale.

Una volta erogata, arriva il momento di misurare l’impatto e i risultati dell’attività formativa.

Quest’attività parte dalla raccolta dei feedback della formazione, sia a livello individuale, sia organizzativo. L’obiettivo è quello di conoscere le impressioni e i pensieri di chi ha preso parte alle attività dell’Academy[11], per poi mettere in campo i necessari correttivi in funzione di una massimizzazione dei risultati prodotti dall’Academy stessa.

Il modello prevalente per la valutazione del processo formativo e la misurazione dei risultati formativi è il modello gerarchico ideato da Kirkpatrick[12].

Il modello di valutazione gerarchico

Il modello gerarchico propone una lettura su quattro livelli di analisi:

1. reazioni: si utilizzano questionari, diari, liste di osservazioni per chiedere un feedback ai partecipanti durante o al termine del corso. Il focus dei feedback è incentrato su aspetti quali i contenuti erogati, il docente o i metodi didattici.
2. apprendimento: si creano appositi test di verifica (domande aperte, chiuse, a scelta multipla, ecc.) per capire se l’attività formativa si è rivelata efficace nel trasmettere le conoscenze e sviluppare le competenze dei singoli.
3. trasferimento sull’attività lavorativa: si monitorano nel tempo le performance di gruppi di persone che hanno seguito i corsi di formazione e le si confrontano con gruppi analoghi che non hanno svolto le attività formative. Da questo paragone scaturisce la valutazione organizzativa sull’applicazione quotidiana delle nuove conoscenze apprese e dei relativi risultati in termini di performance.
4. gli effetti sui risultati di business: si analizzano i cambiamenti organizzativi avvenuti dopo le attività formative e il loro impatto su aspetti quali il miglioramento del clima aziendale, la diffusione della cultura e dei processi organizzativi o la riduzione dei tempi e dei costi, sfruttando appositi indicatori come il ROI della formazione.

Esistono molte alternative a questo modello di valutazione, quali ad esempio i modelli che mettono al centro i diversi stakeholder e calcolano i risultati ottenuti dall’Academy mettendo a sistema le specifiche richieste ed esigenze. Quale sia la soluzione ottimale dipende dalla tipologia di Academy in analisi, dalle strategie prescelte e dagli obiettivi che si desidera perseguire.

Un’Academy è davvero quello che serve alla tua azienda?

Prima di iniziare il lungo percorso che porta alla creazione di un’Academy, un cammino fatto di importanti investimenti in termini di tempo, risorse e budget aziendali, ci sono alcune domande essenziali a cui dare risposta.

1. 1. Quali sono gli obiettivi dell’organizzazione a breve, medio e lungo termine? E come può una Corporate Academy aiutare a raggiungerli?

Sono gli obiettivi aziendali a guidare l’azione delle Academy. Di conseguenza, se tali obiettivi non possono beneficiare degli output prodotti da una scuola di formazione interna, non vale la pena costruire enti formativi aziendali.

Fortunatamente, una delle caratteristiche più importanti delle Academy moderne è la loro flessibilità: ciò significa che al mutare degli obiettivi aziendali, anche l’attività proposta dall’Academy può cambiare, seguendo la direzione del business. Insomma, un’Academy può venire incontro in molti modi alle esigenze di mercato dell’azienda, ad esempio cambiando il target di destinazione, ampliando la portata tramite l’inclusione di nuovi segmenti di pubblico o cambiando i contenuti delle sessioni formative.

Inoltre, ogni organizzazione ha una propria visione del successo: questo significa che per un’organizzazione creare un’Academy di successo può essere sinonimo di costruire un gruppo di dipendenti che divenga ambassador dei valori aziendali, mentre un’altra organizzazione potrebbe invece volere un’Academy per i propri partner commerciali che vendono un determinato prodotto.

Definire i parametri di misurazione del successo guiderà la tua azienda verso la sua mission e allo stesso tempo permetterà di sapere su quali azioni concentrarsi per raggiungerla.

1. 2. A che pubblico ci si rivolgerà?

È molto diverso decidere di impostare un’Academy per i propri clienti, partner o dipendenti. È necessario quindi chiarire fin dall’inizio quale sarà il target delle attività formative, così da costruire un ecosistema di apprendimento che rispecchi le esigenze della tipologia di pubblico prescelta, con un Piano Formativo dedicato e contenuti diversificati.

1. 3. Hai le risorse necessarie per avviare e mantenere quest’iniziativa?

Chiediti: “abbiamo il budget, il tempo, le persone e i sostenitori (vertici aziendali, sponsor, decision maker e influencer interni) necessari a realizzare questo progetto?”

Avviare un’Academy richiede investimenti importanti. I più classici riguardano l’acquisto di attrezzature hardware dedicate, ma bisogna considerare anche l’assunzione di personale dedicato, sistemi per la gestione dell’apprendimento (LMS) o anche, ad esempio, attività di marketing e comunicazione interna ed esterna ad hoc.

La pianificazione della tua Academy deve concentrarsi anche su questi aspetti economico-finanziari, senza i quali la sostenibilità dell’Academy nel tempo diventa molto più complessa.

1. 4. Libera le persone di una parte del loro carico di lavoro così che possano frequentare le lezioni

Richiedere ai dipendenti di frequentare obbligatoriamente diversi corsi di formazione senza ridurre il loro carico di lavoro è sbagliato e soprattutto controproducente. Anzi, se esiste una ricetta per il fallimento, probabilmente è proprio questa. Una corretta pianificazione richiede quindi la valutazione dell’impegno in termini di tempo e lavoro per i corsisti, in modo da massimizzare la loro motivazione e raggiungere i risultati prefissati.

1. 5. Hai le persone giuste al tuo fianco?

Ideare e guidare una Corporate Academy di successo richiede un team con competenze verticali in molti ambiti. Non è facile, infatti, creare un sistema educativo di alta qualità, promuoverlo, venderlo e migliorarlo nel tempo seguendo le evoluzioni del settore. Il team dedicato all’Academy deve possedere un set di competenze che permetta di governare ogni aspetto di questo progetto, dalla progettazione educativa al marketing, senza dimenticare l’organizzazione aziendale e la conoscenza delle migliori tecnologie per implementare l’intera iniziativa.

1. 6. Sei pronto a rimboccarti le maniche?

Spesso, l’unica differenza tra il fallimento e il successo di un qualsiasi progetto sta nell’essere disposti a fare ciò che serve per farlo funzionare. Anche quando si tratta di progettare un’Academy bisogna ricordarsi che servirà “sporcarsi le mani”, eseguire mansioni al di fuori del perimetro del proprio ruolo, dedicare molto tempo ed energie a compiti complessi e infine prepararsi a gestire la propria emotività durante i normali alti e bassi del progetto.

5 + 1 Best Practice per una Corporate Academy di successo

Ci sono alcuni step che trasformano un’Academy da normale a super. Ne abbiamo selezionati 5+1 che vogliamo approfondire insieme a te:

1. 1. Buy-In del Top Management

Hai presente quell’energia profonda che ti guida quando sviluppi qualcosa in cui credi davvero? Questo particolare coinvolgimento è detto Buy-In, ossia la “volontà di sostenere e partecipare attivamente a qualcosa – una nuova proposta di piano o politica -” (Merriam Webster). Ottenere un solido buy-in da parte del Top Management rappresenta un momento essenziale per il successo di una Corporate Academy, poiché è il modo in cui viene raccolto l’entusiasmo e il supporto necessario ad iniziare il lungo percorso che ti aspetta. Il buy-in nasce dalla cultura della tua organizzazione, da ciò che la anima e da ciò in cui crede. Per questo, è necessario comprendere appieno i valori e la cultura aziendale per ottenere un’accettazione organizzativa più ampia possibile.

1. 2. Celebra i successi

Celebrare i traguardi è fondamentale. Non si tratta di puri momenti di svago e leggerezza, ma di premiare gli sforzi di chi ha contribuito ai risultati ottenuti. Riconoscimenti, certificazioni e premi hanno infatti il potere di motivare i dipendenti a continuare il loro percorso che stanno intraprendendo, creando un ambiente positivo e stimolante all’interno dell’organizzazione.

1. 3. Crea un collegamento con lo sviluppo di carriera dei dipendenti

I contenuti erogati dall’Academy dovrebbero essere essere utili e interessanti per i dipendenti, includendo programmi pertinenti con le carriere delle persone, che nascano da survey erogate ai dipendenti e da analisi dell’organigramma dei ruoli. Tutto ciò darà alle persone l’opportunità di utilizzare concretamente ciò che apprendono in aula, progredendo passo dopo passo nel loro percorso professionale.

1. 4. Favorisci l’apprendimento collaborativo

L’apprendimento collaborativo è un elemento chiave per il successo delle Corporate Academy. Incoraggiare la collaborazione e la condivisione delle conoscenze tra i dipendenti porta a un’esperienza di apprendimento più coinvolgente ed efficace. Incorporare forum di discussione, progetti di gruppo e attività di apprendimento peer-to-peer può favorire la creazione di un più ampio senso di comunità all’interno dell’Accademia.

1. 5. Sviluppa contenuti coinvolgenti e di alto livello

I contenuti delle Corporate Academy devono essere interattivi e coinvolgenti per massimizzare l’apprendimento. Utilizza video, quiz, esercitazioni pratiche e analisi di scenario per rendere l’esperienza più dinamica e stimolante. Gli elementi interattivi favoriscono la partecipazione attiva e migliorano la memorizzazione delle informazioni. Inoltre, la qualità globale dei contenuti trasmessi dovrebbe dimostrarsi quantomeno all’altezza di quella offerta dai concorrenti, al fine di massimizzare attraction e retention dei corsisti.

1. 6. Misura, misura e ri-misura i progressi

Se le prestazioni e l’impatto della formazione non vengono misurati, il valore di ciò che l’Academy propone non sarà chiaro. I benefici portati dall’Academy potrebbero così perdersi nel mare magnum delle tante informazioni che ogni giorno ci sommergono e gli stessi progressi dei dipendenti potrebbero non essere sufficientemente valorizzati. Vale quindi la pena impostare un sistema di monitoraggio che calcoli i risultati e allo stesso tempo valorizzi gli sforzi di chi si prende cura di questa complessa “macchina dell’apprendimento”.

Risorse pratiche per supportare la tua Academy

Concludiamo il nostro viaggio nella progettazione di un’Academy aziendale con alcune risorse che speriamo ti possano supportare e ispirare nel dar vita alla tua Scuola di formazione.

Ecco i materiali che abbiamo selezionato per te:

1. 1. Risorse utili allo sviluppo di Customer Academies:

• • • • Community dedicata alla Customer Education: https://customereducation.org/
      • Podcast dedicato alla Customer Education: https://customer.education/

1. 2. Implementazione di un Learning Management System (LMS), una piattaforma digitale progettata per aiutare le organizzazioni a creare, organizzare, monitorare e valutare i programmi di Formazione e Sviluppo dei dipendenti:

• • • • Paylocity (https://www.paylocity.com/) è una soluzione che propone corsi per potenziare le competenze dei dipendenti, dando la possibilità agli esperti di un determinato argomento di creare moduli “light” e condividere tali conoscenze con i colleghi usando la modalità del microapprendimento.

1. 3. Piattaforme per la creazione di corsi, progettate per aiutare i formatori a sviluppare i contenuti dei corsi prima della distribuzione su una piattaforma o un sistema di apprendimento LMS.

• • • • Adobe Captivate consente di creare corsi adatti ai dispositivi mobili in pochi minuti convertendo presentazioni PowerPoint in video interattivi, creando corsi pronti per i dispositivi mobili, creando uno screencast registrando contemporaneamente la webcam e il contenuto dello schermo, creando corsi distribuiti su più moduli e molto altro ancora.

1. 4. Piattaforme per la condivisione delle conoscenze, strumenti che fungono da hub centralizzato per la condivisione di informazioni, linee guida, politiche, istruzioni, documentazione, processi e altro ancora.

• • • • Nuclino è una piattaforma che riunisce conoscenze, documenti e progetti in un unico luogo. Leggera e intuitiva, è una soluzione efficace anche per gli utenti alle prime armi e offre funzionalità approfondite arricchite da un’esperienza interattiva.

Ora che hai preso visione di queste risorse, hai tutti gli strumenti per iniziare il tuo viaggio. Scrivici se desideri darci qualche riscontro sul testo che hai appena letto o se vuoi chiarire dubbi e domande. Per tutto il resto, in bocca al lupo!